Em um mundo onde a agilidade e a eficiência são importantes, encontrar métodos eficazes para gerenciar projetos e processos é essencial. Uma abordagem que tem ganhado destaque é o método Kanban, que possui técnicas assertivas que garantem maior comodidade e estratégias sólidas para as empresas.
Por meio deste artigo, será possível mergulhar no mundo do Kanban, compreendendo os seus principais fundamentos, benefícios e a maneira correta de implementá-lo em sua equipe ou empresa. Afinal, não é à toa que a metodologia acabou se tornando popular e ganhando cada vez mais espaço em empresas de grande porte ao redor do mundo.
Neste post você verá
O que é o método Kanban?
O método Kanban é uma solução de gestão visual baseada no sistema de manufatura da Toyota. Busca maximizar a eficiência, reduzir desperdícios e aumentar a produtividade nos processos de trabalho. As tarefas Kanban são representadas por cartões ou post-its que passam por diversas fases em um quadro visual.
Cada estágio recebe sua própria coluna no quadro para refletir o fluxo de trabalho. À medida que as tarefas continuam, elas são transferidas para as próximas colunas. Kanban permite uma perspectiva clara do trabalho em andamento, detecta gargalos e melhora a comunicação entre os membros da equipe.
É frequentemente utilizado em uma variedade de aplicações, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e prestação de serviços, além de auxiliar na elaboração de uma boa estratégia de vendas para a empresa, independente de qual seja o setor onde ela atua.
Quais são os tipos de Kanban?
Dentro do processo comercial, quando as empresas estão se organizando para colocar uma série de planos em prática, é possível identificar o método Kanban em dois formatos, sendo eles:
- Kanban de produção: esta forma de Kanban é utilizada para atividades industriais ou de produção. Implica a utilização de cartões Kanban para indicar a necessidade de criação de determinado item. Quando um item é retirado do estoque, o cartão Kanban correspondente retorna à etapa anterior do processo de fabricação, sinalizando a necessidade de fabricar mais daquele item.
- Kanban de reabastecimento: esta forma de Kanban é comumente usada em sistemas de estoque como supermercados e armazéns. Funciona de forma semelhante ao Kanban de Produção, exceto que, em vez de expressar a demanda de produção, os cartões Kanban indicam a necessidade de reabastecer um único item em estoque. Quando um item é retirado do estoque para uso, o cartão Kanban correspondente é devolvido ao fornecedor ou departamento de reposição, informando que é necessário mais daquele item.
O método Kanban, independente de qual seja o nicho de mercado da empresa, apresenta esses dois tipos fundamentais para ajudar a controla o fluxo de trabalho e de materiais, reduzir o estoque excessivo e melhorar a eficiência geral do sistema. Sendo assim, ele não deve ser descartado em hipótese alguma.
Como funciona essa técnica?
O método Kanban pode ajudar a acompanhar as tendências de mercado, ao mesmo tempo em que facilita a organização das equipes de uma empresa, tendo em vista que funciona por meio de um sistema visual de gestão de trabalho com base em cartões. Confira, abaixo, o detalhamento de suas etapas:
- Visualização do fluxo de trabalho: o processo de trabalho é separado em diferentes etapas, cada uma representada por uma coluna em um quadro Kanban. As colunas normalmente apresentam fases como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, mas podem ser personalizadas para atender ao processo exclusivo.
- Cartões Kanban: cada cartão Kanban representa um trabalho, tarefa ou objeto. Esses cartões incluem informações sobre o trabalho, como descrição, prioridade e qualquer outra informação pertinente.
- Quadro do método Kanban: um quadro Kanban é usado para visualizar fluxos de trabalho e organizar cartões Kanban. A tabela é dividida em colunas, cada uma refletindo uma etapa do processo, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.
- Limites de trabalho em progresso (WIP): para não sobrecarregar a equipe com muito trabalho, cada coluna possui uma quantidade máxima de cartas que podem conter de uma só vez. Isso promove um fluxo de trabalho mais equilibrado e identifica gargalos no processo.
- Movimentos de cartões: à medida que o trabalho avança de uma etapa para a próxima, os cartões Kanban são movidos da coluna da etapa atual para a próxima no quadro Kanban. Por exemplo, um cartão pode começar na coluna “Tarefas” e prosseguir para “Em andamento” e, finalmente, “Concluído”
- Feedback e melhoria contínua: o quadro Kanban fornece uma imagem clara do trabalho em andamento, simplificando a detecção de áreas problemáticas ou chances de melhoria. Com base nesta informação, melhorias podem ser feitas no processo para melhorar a eficiência e a qualidade do trabalho.
O método Kanban possibilita que as equipes visualizem o seu trabalho, limitem o trabalho em progresso, identifiquem e resolvam problemas rapidamente e melhorem, de forma contínua, os seus processos. Essa abordagem é flexível e adaptável, podendo ser aplicada em uma variedade de contextos e setores, até mesmo em um caso de pós venda.
Quais os benefícios de se utilizar o método Kanban?
Durante a elaboração de uma estratégia comercial, o método Kanban pode ser muito útil e trazer uma série de benefícios que poucas pessoas imaginam. Confira, abaixo, alguns dos motivos pelo qual esse tipo de método é utilizado.
- Visualização do trabalho: o método Kanban oferece uma perspectiva clara do trabalho em andamento, permitindo que todos da equipe vejam o que está sendo feito, o que está em espera e o que foi concluído.
- Gestão de fluxo de trabalho: Kanban ajuda a regular e otimizar o fluxo de trabalho, detectando gargalos e removendo desperdícios, resultando em operações mais eficientes.
- Flexibilidade: a metodologia Kanban é muito personalizável e pode ser usado em diversas situações e processos, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e entrega de serviços.
- Melhoria contínua: a análise do quadro Kanban e das contribuições da equipe permite encontrar áreas de melhoria e fazer mudanças contínuas no processo.
- Redução de sobrecarga e estresse: o método Kanban evita sobrecarregar sua equipe e mantém um ritmo de trabalho sustentável, diminuindo o estresse e aumentando a satisfação no trabalho.
- Priorização eficiente: a visualização de todos os trabalhos em um único quadro torna mais simples priorizar o trabalho e garantir que os itens mais críticos sejam realizados primeiro.
Como implementar o Kanban?
A segmentação de mercado é um dos elementos que mais preocupa os gestores de uma empresa, bem como as pessoas que trabalham nela. Sendo assim, é mais do que necessário saber como implementar o método Kanban de forma responsável e assertiva, evitando desperdícios que não são necessários.
Para implementá-lo adequadamente em sua empresa, o ideal é que os seguintes passos sejam colocados em prática:
- Compreender o processo atual: antes de começar, é fundamental compreender o fluxo de trabalho atual. Isso envolve delinear todos os procedimentos necessários para concluir uma tarefa ou projeto, do início ao fim. determine as etapas que as tarefas ou itens passarão de acordo com o procedimento estabelecido.
- Identificar colunas do quadro Kanban: cada etapa será representada por sua própria coluna no quadro Kanban. Comece com colunas básicas como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” e ajuste conforme necessário.
- Definir limites de trabalho em progresso: defina um limite para o número de cartões que podem estar em cada coluna ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarregar a equipe e identificar preocupações com o fluxo de trabalho.
- Preparar o quadro: instale o quadro Kanban em uma área de destaque para toda a equipe. Isso pode ser feito em um quadro branco com colunas esboçadas ou etiquetas adesivas, ou utilizando tecnologias digitais específicas do Kanban.
- Criar cartões: cada tarefa, objeto e trabalho deve ser representado por um cartão Kanban. Inclua detalhes importantes, como descrição da tarefa, prioridade, responsável e prazo, se necessário.
- Iniciar o fluxo de trabalho: coloque as tarefas ou itens na coluna “Tarefas” para iniciar o fluxo de trabalho. À medida que o trabalho continua, os cartões se moverão pelas diversas colunas do quadro Kanban para indicar sua condição atual.
- Treinar a equipe: certifique-se de que, dentro do método Kanban, todos os membros da equipe compreendam como a metodologia funciona e quando utilizá-la.
- Revisar e melhorar: realize reuniões regulares de revisão do Kanban para discutir o progresso, identificar problemas e encontrar maneiras de melhorar o processo. Ajuste o quadro Kanban conforme necessário para refletir as mudanças.
Quais os exemplos de sucesso desse método?
O método Kanban tem sido amplamente adotado na proposta comercial de muitas empresas, em vários contextos, resultando em inúmeros exemplos de sucesso. Confira, abaixo, os principais.
Toyota e o método Kanban
O Kanban apareceu pela primeira vez na Toyota na década de 1940 como parte do Sistema Toyota de Produção. A Toyota usou o Kanban para agilizar seus processos de fabricação, minimizar o estoque e aumentar a eficiência geral da produção. Esse método ajudou a Toyota a se tornar uma das montadoras mais eficientes do mundo.
Software Development
O Kanban foi adotado por empresas de desenvolvimento de software como Microsoft, Spotify e Adobe para ajudá-las a gerenciar seus projetos com mais eficiência. Kanban permite que as equipes de desenvolvimento visualizem o fluxo de trabalho, priorizem atividades e detectem gargalos, resultando em entregas mais rápidas e de maior qualidade.
Hospital Israelita Albert Einstein
O Hospital Israelita Albert Einstein, em São Paulo, usou o método Kanban para aprimorar o gerenciamento de leitos e os processos em suas instalações de saúde. A implementação do Kanban permitiu uma maior cooperação entre departamentos e uma redução considerável nos tempos de espera dos pacientes.
Qual a relação entre Kanban e Scrum?
O método Kanban e Scrum são duas abordagens ágeis comuns para gerenciamento de projetos e processos de trabalho, além de lidar com a abordagem de clientes qualificados. Embora sejam separados, eles compartilham ideias semelhantes e podem ser mesclados ou alterados para atender aos requisitos exclusivos de uma equipe ou organização.
Embora existam distinções entre Kanban e Scrum, muitas equipes preferem integrar componentes de ambas as técnicas para desenvolver uma estratégia única que satisfaça seus requisitos individuais de gerenciamento de projetos e processos.
Conclusão
Ao compreender os princípios fundamentais do método Kanban, desde a visualização do fluxo de trabalho até a limitação do trabalho em progresso e a melhoria contínua, é possível perceber que a sua empresa está equipada com uma poderosa ferramenta responsável por otimizar os seus processos e maximizar a produtividade.
